Madurez temprana con brecha de datos
El Tercer Sector está arrancando su proceso de digitalización. Algunas entidades han priorizado el reto de la transformación digital y avanzan, mientras que otras todavía no lo han incorporado a su agenda. En unos casos por falta de conciencia, y en muchos otros, por escasez de recursos.
La buena noticia es que el avance tecnológico, la democratización del conocimiento y ciertas ayudas económicas han creado un contexto favorable para acelerar. Esto se percibe en el aumento de la demanda de formación tecnológica, en la incorporación de nuevos perfiles digitales y en la adopción de herramientas tecnológicas. Sin embargo, estos avances se concentran principalmente en la gestión interna, y todavía cuesta que se trasladen a la intervención social o a la generación de datos de impacto.
Los frenos son conocidos: talento digital escaso, poco tiempo y equipo, capacidades por desarrollar y fondos limitados. La infraestructura rara vez entra en las subvenciones con la financiación necesaria para garantizar su desarrollo. Pero, por encima de todo, lo decisivo es la mentalidad y las prioridades.
El verdadero cambio llega cuando las entidades deciden que el dato es estratégico. Cuando esto ocurre, lo digital deja de percibirse como burocracia para convertirse en evidencia. Una evidencia que ahorra tiempo, mejora decisiones y sostiene la misión.
Los 7 atascos de datos que frenan tu impacto (y cómo empezar a desbloquearlos)
Hay siete atascos recurrentes en el Tercer Sector que impiden aprovechar el verdadero potencial de los datos. Detectarlos pronto puede ahorrar horas de trabajo y elevar el impacto de las organizaciones.
1️⃣ Sin flujo único: los datos se dispersan entre Excel, Google o CRMs, generando dudas sobre cuál es “la versión buena”.
Clave: diseñar un flujo completo que abarque captura → validación → explotación en un único circuito.
2️⃣ Sin taxonomía o diccionario: se llama distinto a lo mismo, lo que impide comparaciones y mata la coherencia.
Clave: establecer un catálogo común de KPIs.
3️⃣ Baja calidad del dato: registros incompletos, duplicados o con inferencias erróneas.
Clave: aplicar validaciones en origen para garantizar la fiabilidad.
4️⃣ Cuali invisible: historias potentes que se pierden por falta de estructura.
Clave: disponer de herramientas que permitan transformar evidencias cualitativas en métricas cuantitativas.
5️⃣ Solo actividad/resultados: se recogen participaciones e inserciones sin medir impacto o valor predictivo.
Clave: definir outcomes relevantes (por ejemplo, sostenimiento del empleo a 6 o 12 meses). La información que suele recopilarse responde a las exigencias de las subvenciones, pero no siempre es suficiente para identificar mejoras, generar modelos predictivos o medir impacto social real.
6️⃣ Sin trazabilidad o seguimiento: se obtienen “fotos fijas”, sin reflejar la evolución.
Clave: medir el progreso a lo largo del itinerario, como la evolución competencial de cada participante.
7️⃣ Subregistro por miedo al RGPD: “mejor no pedirlo”.
Clave: dominar las principales claves del reglamento: consentimientos por finalidad, accesos por rol y transparencia. Es más sencillo de lo que parece.
Tu equipo quiere ayudar, no rellenar papeles
En muchas entidades sociales, el corazón está —con razón— en la persona. Por eso duele cuando la gestión se percibe como tiempo que se “roba” a la intervención.
La solución no es “más Excel”, sino mejor diseño. Contar con una Teoría del Cambio clara, elegir e integrar las herramientas adecuadas y estructurar un modelo de captura que haga que el dato nazca bien y ahorre horas.
Los principales dolores del día a día son tres:
1️⃣ Dispersión de datos en múltiples formatos que obliga a duplicar trabajo.
2️⃣ Indicadores nombrados de forma diferente, que dificultan comparaciones y generan dudas en financiadores.
3️⃣ Impacto cualitativo potente que no se traduce en indicadores medibles.
Hay una inversión inicial, sí, pero a medio plazo se compensa: menos burocracia, métricas creíbles, mejores puntuaciones en convocatorias y mayores tasas de éxito. Además, abre nuevas fuentes de financiación porque las organizaciones pueden mostrar, con evidencias sólidas, el cambio real que generan.
No es falta de voluntad: es foco y gobernanza del dato
Si existe una diferencia con otros sectores, no radica tanto en la voluntad como en el foco y la gobernanza del dato. La causa raíz de la brecha digital puede resumirse en una tríada: prioridades, gobernanza y recursos.
Cuando el dato no está en la agenda del patronato o de la dirección como objetivo estratégico —con responsables, presupuesto y métricas— todo lo demás se resiente: la cultura, la financiación y las capacidades.
La urgencia de la intervención compite a diario con el tiempo necesario para mejorar sistemas. A esto se suma que muchas subvenciones priorizan el personal y el gasto directo de intervención, dejando escaso margen para infraestructura y evolución digital.
En el sector social predomina la lógica de la solidaridad y la vocación de ayuda, pero esta no es incompatible con la profesionalización de la gestión. Los equipos destacan en competencias asociadas a la intervención directa, mientras que las áreas estratégicas y de gestión digital aún requieren refuerzo.
Mismo propósito, realidades distintas
Dentro del propio sector social coexisten diferentes grados de madurez digital.
Las grandes entidades suelen contar con equipos de IT, Data o Compliance, CRMs y herramientas tecnológicas aplicadas a la intervención. Sus frenos: los silos entre áreas, los sistemas legacy y el reporting multifinanciador.
Las organizaciones medianas tienen mayor agilidad y foco en resultados, pero disponen de herramientas menos sofisticadas, roles híbridos y picos de trabajo acusados.
Las pequeñas entidades se caracterizan por su cercanía y eficacia en la atención, pero carecen de infraestructura y estrategia digital.
No hay un modelo mejor o peor. Existen diferentes niveles de madurez que requieren estrategias distintas, adaptadas a su realidad.
Aprender de los que van delante: simple, ágil y centrado en la persona
Una de las mejores formas de evolucionar es observar a los sectores que van por delante en transformación digital —como salud, banca, retail o industria— y adaptar sus aprendizajes al ámbito social.
- Diseño centrado en la persona: implica co-crear programas y servicios junto a las personas usuarias, identificando sus necesidades y obstáculos a través de mapas de viaje (journey maps). Muchas de las mejoras detectadas están vinculadas a lo digital: visibilidad de la propuesta de valor, formularios accesibles, lectura fácil, metodologías experienciales y obtención de información fiable y rápida.
- Mentalidad de producto (no de proyecto): aplicar metodologías ágiles, mínimo servicio viable y evaluaciones frecuentes apoyadas en métricas.
- Automatización: eliminar tareas repetitivas para liberar tiempo de intervención.
- Escalabilidad: utilizar la tecnología para llegar a más personas con menos recursos.
- Benchmark para la innovación: observar, aprender y adaptar prácticas efectivas, tanto del sector social como de otros ámbitos.
No acelerar la digitalización = perder impacto
Si el Tercer Sector no acelera su digitalización, el riesgo no es quedarse igual, sino perder financiación, relevancia e impacto. El resultado puede ser un sector polarizado, donde algunas organizaciones prosperan y otras desaparecen.
Los principales riesgos son claros:
1️⃣ Financiación en rojo: las convocatorias priorizan la solvencia y las evidencias.
2️⃣ Costes ocultos: semanas perdidas consolidando excels.
3️⃣ Decisiones menos justas: sin datos, se prioriza por intuición.
4️⃣ Riesgo RGPD y ciberseguridad: datos sin trazabilidad ni control.
5️⃣ Burnout y rotación de personal: el equipo se quema con burocracia manual.
6️⃣ Falta de interoperabilidad: exclusión de alianzas y proyectos basados en estándares.
7️⃣ Narrativa débil: historias sin prueba pierden credibilidad.
8️⃣ IA inservible: sin datos limpios y trazables no hay automatización ni IA ética o explicable.
Aún hay tiempo. Las señales de alerta temprana están ahí:
- Dificultades para captar participantes en programas.
- Falta de conexión con metodologías actuales.
- Medición limitada a participación o satisfacción.
- Diferentes versiones de las cifras oficiales.
- Escaso seguimiento postproyecto.
- Más tiempo en justificar que en intervenir.
- Informes que no conectan con financiadores.
- Equipos saturados y dependientes de unas pocas personas clave.
Primero las personas: hagamos que la tecnología quite peso, no propósito
Desde la Unidad de neoTOOLS de Grupo neoCK se han acompañado a numerosas entidades en la implementación de herramientas de tecnología social orientadas a la orientación vocacional, el diagnóstico y desarrollo de soft skills o la identificación de oportunidades de empleo activas, utilizando big data, realidad virtual o videojuegos.
Estas experiencias han mejorado el engagement de las personas usuarias, generado datos más útiles para medir impacto y fortalecido la capacidad de financiación y aprendizaje de las entidades.
Las reticencias detectadas son diversas: preferencia por mantener métodos tradicionales, falta de tiempo para aprender nuevas herramientas, desconfianza derivada de experiencias previas o miedo a la complejidad tecnológica. Todos estos factores son comprensibles y forman parte del proceso de cambio.
Es normal tener dudas: aclararlas es el primer paso para ganar confianza e impacto
Cuando se habla de “gestión de datos” o “digitalización”, las preguntas se repiten:
¿Qué tecnologías existen y para qué sirven?
¿Cómo encajan con el RGPD y los datos sensibles?
¿Se integran con los sistemas existentes?
¿Tienen en cuenta la conectividad y las habilidades del equipo?
Existe una brecha de lenguaje: lo social y lo tecnológico no siempre se entienden entre sí. De ahí surge la Unidad de Tecnología Social neoTOOLS de Grupo neoCK, que une ambos mundos. Porque no se puede diseñar ni implementar lo que no se imagina posible.
La buena noticia es que todas estas dudas tienen respuesta práctica y sencilla.
Que la tecnología levante la carga, no la cause
La clave está en acompañar, no solo en implementar. La transformación digital requiere procesos de cambio bien guiados, que involucren a los equipos y generen confianza.
1️⃣ Comunicar el sentido del cambio, explicando el porqué y el para qué, así como los riesgos de no actuar.
2️⃣ Alinear y co-diseñar herramientas y procedimientos junto al equipo técnico, adaptándolos a su realidad y minimizando su carga.
3️⃣ Pilotar y ajustar soluciones tecnológicas con usuarios reales antes de extenderlas.
4️⃣ Ofrecer formación útil y sencilla, que permita dominar las herramientas y aprovechar su valor real.
Conclusión
La digitalización del sector social es un proceso inevitable y, al mismo tiempo, una gran oportunidad. No se trata de incorporar más tecnología, sino de hacerlo con sentido, con propósito y con enfoque humano.
El desafío no está en la falta de voluntad, sino en poner el dato en el centro de la estrategia y en crear estructuras que lo hagan nacer bien, fluir con seguridad y generar confianza.
En ese camino, el Espacio de Datos SDDI (Social Data Driven Impact) ofrece un marco seguro, ético y colaborativo para que las entidades del sector social puedan medir mejor, aprender más rápido y generar mayor impacto.
El momento de dar el salto es ahora.
SDDI – Social Data Driven Impact: Este proyecto se ejecuta al amparo de la Orden TDF/1461/2023, de 29 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras y se efectúa la convocatoria para la concesión de ayudas, en el ámbito de la digitalización, para la transformación digital de los sectores productivos estratégicos mediante la creación de demostradores y casos de uso de Espacios de Compartición de Datos, en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia-Next Generation EU (Programa Espacios de Datos Sectoriales) modificada por la Orden TDF/294/2024, de 4 de abril, y modificada por la Orden TDF/1363/2024, de 25 de noviembre.
